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06 Jan,2022
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來源：《中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會(huì)計(jì)》,2021年.12期
作者單位：：廣東省核工業(yè)華南高級技工學(xué)校
作者：楊婷
前言
隨著我國信息科技的快速提升，人類社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入到了信息時(shí)代。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)逐漸應(yīng)用到各行各業(yè)當(dāng)中，政府信息化也在快速推進(jìn)當(dāng)中，推動(dòng)著政府不斷的進(jìn)行信息化改革，其中就包含了政府采購內(nèi)部控制等。另外，信息化的深入也讓政府監(jiān)督方式方法更加細(xì)化、先進(jìn)，通過高科技獲得更加精確的數(shù)據(jù)，能夠有效的促使政府采購內(nèi)部控制的提升。本文從信息化環(huán)境下政府采購內(nèi)部控制的相關(guān)要素入手，分析了內(nèi)部控制中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，探討了信息化環(huán)境下政府采購內(nèi)部控制體系提升的策略。
隨著我國信息技術(shù)的快速提升，政府在采購方面的信息化在不斷的發(fā)展。信息技術(shù)的使用，能夠提升政府采購當(dāng)中的公開、公平、高效、透明，提升政府對采購管理的規(guī)范化，同時(shí)也給政府采購內(nèi)部控制提出了新的問題。我國政府采購和內(nèi)部控制的信息化的環(huán)境下，構(gòu)建一個(gè)合理、科學(xué)的政府采購內(nèi)部控制體系已經(jīng)成為政府所面對的一大課題。
信息化環(huán)境下政府采購內(nèi)部控制的相關(guān)要素
1.風(fēng)險(xiǎn)的評估
一般意義而言，風(fēng)險(xiǎn)評估指的是分析實(shí)現(xiàn)目標(biāo)中可能會(huì)產(chǎn)生的各種風(fēng)險(xiǎn)。政府采購過程中，采購單位要定制采購中的目標(biāo)，同時(shí)設(shè)定合理辨認(rèn)、分析、管理風(fēng)險(xiǎn)的相關(guān)機(jī)制，從而有計(jì)劃的面對各種風(fēng)險(xiǎn)，并能夠及時(shí)解決。
2.控制活動(dòng)
一般來講控制活動(dòng)指的是，為保障相關(guān)決策、指令能夠得到充分執(zhí)行的相關(guān)政策、程序等，其中包含，第一，計(jì)劃、預(yù)算、預(yù)測、決策，資產(chǎn)接觸和使用、憑證、記錄控制。第二，對比具體完成業(yè)績和預(yù)計(jì)業(yè)績，同時(shí)能夠?qū)Ρ冉Y(jié)果告知相關(guān)部門的方法。第三，調(diào)查不符合預(yù)期目標(biāo)的差異之處，并能及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)糾正的方法。第四，電子政務(wù)系統(tǒng)修改、發(fā)展相關(guān)的控制政策。
3.采購信息
在政府采購活動(dòng)中，為促使工作人員能夠盡職盡責(zé)，就需要獲取、分析、交流相關(guān)的信息。其中包含了采購相關(guān)的法律規(guī)定，供應(yīng)商資格審查、采購評標(biāo)的有關(guān)方法和標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)部門單位利用財(cái)政資金進(jìn)行采購的資金收支，采購中的預(yù)算、合同、執(zhí)行、資金等方面管控的信息，以及供應(yīng)商、商品價(jià)格等方面的信息。
4.過程監(jiān)督
就政府采購而言，過程監(jiān)督指的是，讓合適的人員對內(nèi)控設(shè)計(jì)和運(yùn)作狀況評估的過程。監(jiān)督分為持續(xù)監(jiān)督和個(gè)別評估兩種方式。內(nèi)部的監(jiān)督活動(dòng)能夠針對內(nèi)控改進(jìn)提供相應(yīng)的意見，另外，內(nèi)部監(jiān)督因?yàn)槠溆行?、?quán)限、人員資格、可用資源之間關(guān)系密切，所以內(nèi)部監(jiān)督工作人員需要與被監(jiān)督的有關(guān)部門相獨(dú)立
內(nèi)部控制中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)分析
1.預(yù)算編報(bào)
預(yù)算編報(bào)在采購內(nèi)部控制當(dāng)中是比較關(guān)鍵的節(jié)點(diǎn)，也是做好后期工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)。在這個(gè)階段中常見的問題分為以下幾種，首先，很多部門不能清晰的認(rèn)清自身職責(zé)，大部分非財(cái)務(wù)部門普遍覺得預(yù)算編報(bào)與自己部門沒有關(guān)系，這僅僅是財(cái)務(wù)部門職責(zé)，這個(gè)情況就造成相關(guān)部門之間溝通不暢，導(dǎo)致不能充分了解具體事實(shí)而盲目進(jìn)行預(yù)算編報(bào)的情況。其次，有關(guān)部門或者單位中的管理人員不重視預(yù)算編報(bào)，也沒有關(guān)注這個(gè)工作環(huán)節(jié)。最后，在進(jìn)行預(yù)算編報(bào)過程中，獲取的相關(guān)商品價(jià)格和信息沒有時(shí)效性，這種情況直接導(dǎo)致編報(bào)預(yù)算和市場的具體情況無法對接，這就造成預(yù)算編制失去了實(shí)用性、科學(xué)性，也無法知道政府采購中的后期工作。
2.采購計(jì)劃申報(bào)
政府采購項(xiàng)目中，采購計(jì)劃申報(bào)一般會(huì)出現(xiàn)的問題大概有以下幾種，首先，相關(guān)單位沒有依據(jù)采購預(yù)算進(jìn)行相關(guān)的采購，以及出現(xiàn)先采購物資后進(jìn)行申報(bào)的情況，這就會(huì)直接導(dǎo)致采購計(jì)劃申報(bào)失真。其次，在計(jì)劃申報(bào)過程中，部分部門出現(xiàn)超預(yù)算申請資金，這就導(dǎo)致在預(yù)算控制之下不能足額支付采購資金。最后，部分部門有規(guī)避公開招標(biāo)而在計(jì)劃申報(bào)中，將同類型項(xiàng)目分解之后進(jìn)行申報(bào)的情況，這種情況容易造成違法亂紀(jì)事件。
3.申購計(jì)劃執(zhí)行
在這個(gè)關(guān)鍵階段當(dāng)中，其工作內(nèi)容主要是招投標(biāo)管理，其間一般會(huì)出現(xiàn)以下幾種問題，首先，在招投標(biāo)管理中會(huì)存在人員問題，例如，供應(yīng)商等會(huì)在這個(gè)節(jié)點(diǎn)中為了中標(biāo)，或者為了實(shí)現(xiàn)個(gè)人私利，而在招投標(biāo)過程中出現(xiàn)違規(guī)操作。其次，在招投標(biāo)當(dāng)中，部分評審工作人員的專業(yè)素養(yǎng)不足，會(huì)出現(xiàn)評審結(jié)果過于受評審專家主觀想法的干擾，從而導(dǎo)致最終的評標(biāo)失去公平公正，部分招投標(biāo)過程甚至?xí)霈F(xiàn)評審專家、供應(yīng)商等串通干擾評標(biāo)的情況。最后，招投標(biāo)流程透明度、公開性仍舊不足，以及招投標(biāo)公示的渠道仍舊比較保守。
信息化環(huán)境下政府采購內(nèi)部控制體系提升的策略
1.部門職責(zé)清晰化
政府采購內(nèi)部控制體系當(dāng)中，預(yù)算編制節(jié)點(diǎn)所涉及的工作系統(tǒng)性都很強(qiáng)，而且涉及范圍比較廣，除了財(cái)務(wù)部門還有其它相關(guān)部門。所以針對這個(gè)節(jié)點(diǎn)就需要將部門職責(zé)清晰化，理清各個(gè)部門的職責(zé)。首先，財(cái)務(wù)部門是政府采購工作的主要部門，要認(rèn)清自身部門的各類職責(zé)，同時(shí)還需要不斷提升自身的專業(yè)技能和素養(yǎng)。財(cái)務(wù)部門要不斷向其它部門普及政府采購預(yù)算知識，從而提升各個(gè)部門更加重視預(yù)算編制和相應(yīng)技能，進(jìn)而能夠在未來的預(yù)算編報(bào)中更好的配合財(cái)務(wù)部門。另外，各單位的內(nèi)控部門要構(gòu)建綜合型的體系，將財(cái)務(wù)部門以及其它部門進(jìn)行同規(guī)劃，這樣就能提高協(xié)作、預(yù)算編報(bào)的效率和準(zhǔn)確性。同時(shí)在政府采購內(nèi)部控制當(dāng)中要引進(jìn)相關(guān)的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)、商品價(jià)格等信息的系統(tǒng)，從而保障整個(gè)采購過程和預(yù)算能夠和市場機(jī)制接軌。這個(gè)過程需要利用當(dāng)下的信息技術(shù)，在政府采購信息平臺和外部網(wǎng)絡(luò)信息平臺之間進(jìn)行高效的聯(lián)通。目前，廣東省已經(jīng)構(gòu)建了政府采購智慧云平臺電子賣場系統(tǒng)，將電子交易、政府采購信息、采購電子管理三個(gè)體系融入到了系統(tǒng)當(dāng)中，通過這個(gè)電子賣場系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了及時(shí)了解渠道預(yù)算和價(jià)格信息，避免在采購編制過程中盲目進(jìn)行編制，使政府采購預(yù)算更加的科學(xué)、準(zhǔn)確、合理。
2.采購計(jì)劃申報(bào)中加入信息系統(tǒng)控制
在政府采購計(jì)劃申報(bào)中要避免相應(yīng)的分線，相關(guān)單位在采購計(jì)劃申報(bào)、執(zhí)行中要合理應(yīng)用信息系統(tǒng)，從而達(dá)成有效的控制，進(jìn)而約束相關(guān)部門的采購行為。首先，政府的采購電子管理系統(tǒng)的信息要不斷的進(jìn)行更新、維護(hù)等，并在系統(tǒng)中設(shè)置相應(yīng)的控制程序，實(shí)現(xiàn)申報(bào)采購過程中對預(yù)算進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控和自動(dòng)檢測，從而區(qū)分計(jì)劃的真實(shí)程度，這樣能夠避免在采購中出現(xiàn)無預(yù)算或者先采購后申報(bào)的情況。其次，在采購申報(bào)計(jì)劃超出原本的采購預(yù)算的時(shí)候，系統(tǒng)能夠自動(dòng)限制相關(guān)項(xiàng)目的預(yù)算，從而控制申購計(jì)劃金額不超標(biāo)。最后，系統(tǒng)中會(huì)自動(dòng)排列和限制相同類型項(xiàng)目的申報(bào)時(shí)間，利用程序控制相關(guān)項(xiàng)目的申報(bào)計(jì)劃相隔時(shí)間的規(guī)定，如果不在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi)，那么系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)做出相應(yīng)的提示，通過這種方式避免同類項(xiàng)目在規(guī)定時(shí)間內(nèi)多次申報(bào)。
3.加強(qiáng)供應(yīng)商、采購人、評審專家的管理
在加強(qiáng)供應(yīng)商管理過程中，要依據(jù)采購部門的采購人、執(zhí)行部門、評審專家的反饋，將不同的供應(yīng)商進(jìn)行分級管理，對于級別比較低的供應(yīng)商，要采取暫停或者取消參與采購的資格。在加強(qiáng)管理采購人員的過程中，相關(guān)部門要進(jìn)行嚴(yán)格且嚴(yán)密的篩選，從而找到合適的負(fù)責(zé)人，另外還要制定出相應(yīng)的規(guī)章制度確保采購人員能夠規(guī)范操作，以及設(shè)置相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制避免采購人員違規(guī)操作。在強(qiáng)化評審專家的管理過程中，從項(xiàng)目招投標(biāo)之前，就要利用合理、科學(xué)的方法選取評審專家，注意在選取專家的過程中利用好回避機(jī)制，避免評審專家和采購人、供應(yīng)商等提前串通，同時(shí)也要構(gòu)建評審專家語音抽取系統(tǒng)，讓采購執(zhí)行部門隨機(jī)用語音選取評審專家，避免評審中出現(xiàn)人為因素的影響。在選取評審專家之后，要嚴(yán)格加密相應(yīng)的信息。最后，在評審當(dāng)中實(shí)時(shí)關(guān)注評審專家的表現(xiàn)，以及供應(yīng)商采購人的評價(jià)，對于出現(xiàn)違規(guī)操作或者不良行為，相關(guān)部門要及時(shí)剔除不合格的人員。
4.加強(qiáng)資金支付管理
為了確保政府采購資金支付的規(guī)范性，相關(guān)單位要制定相應(yīng)的管理制度，規(guī)范資金支付流程，并確保整個(gè)管理制度和資金支付流程能夠切實(shí)落實(shí)，保障政府采購資金支付的行為、時(shí)間、條件、金額等同合同內(nèi)的條款一致。在信息化環(huán)境下，利用政府采購智慧云平臺電子賣場系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)通過電子系統(tǒng)內(nèi)對履約付款的提示和控制，通過采購合同的網(wǎng)絡(luò)簽約，電子系統(tǒng)能夠自動(dòng)提取相應(yīng)的支付條件，在合同執(zhí)行過程中，完成了相關(guān)貨物的驗(yàn)收或者其它條件之后，系統(tǒng)自動(dòng)提示付款，以及依據(jù)合同情況支付相應(yīng)的資金，通過這種方式能夠有效避免人為因素造成的資金不足或者付款超時(shí)、超額等問題。另外，政府采購的外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)人員，不能和采購部門的工作人員重疊，同時(shí)也要定期對資金的流動(dòng)進(jìn)行審計(jì)審核。
結(jié)語
綜上所述，隨著我國社會(huì)進(jìn)入信息化時(shí)代，政府采購相關(guān)的工作要不斷的創(chuàng)新，同時(shí)吸取國內(nèi)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，構(gòu)建出完善且符合時(shí)代要求的政府采購內(nèi)部控制體系。同時(shí)也要在發(fā)展的思想下，完善政府采購監(jiān)督機(jī)制和職能，合理分配人力資源，促進(jìn)政府采購內(nèi)部控制的信息化發(fā)展，這樣才能促使我國政府采購內(nèi)部控制達(dá)到有效的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避和防范的作用。
參考文獻(xiàn)：
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